XRechnung — Kompletny przewodnik po niemieckim fakturowaniu elektronicznym
Wszystko o XRechnung: niemieckim standardzie fakturowania elektronicznego do organów federalnych, modelu danych, obsługiwanych składniach, portalach przesyłania i typowych błędach.
Czym jest XRechnung?
XRechnung to niemiecki CIUS (Core Invoice Usage Specification) dla EN 16931, obowiązkowy do fakturowania elektronicznego do organów federalnych w Niemczech. Został opracowany przez IT-Planungsrat i jest zarządzany przez KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards).
Od 27 listopada 2020 roku wszyscy dostawcy organów federalnych muszą przesyłać faktury w formacie XRechnung. Wiele krajów związkowych wprowadziło podobne wymagania dla organów krajowych.
XRechnung obsługuje zarówno składnię UBL 2.1, jak i CII, ale jest bardziej restrykcyjny niż EN 16931: kilka opcjonalnych pól w EN 16931 to pola obowiązkowe w XRechnung.
Model danych XRechnung
XRechnung dodaje wymagania specyficzne dla Niemiec poza EN 16931:
Leitweg-ID (BT-10)
Obowiązkowy identyfikator routingu dla wszystkich faktur B2G. Leitweg-ID identyfikuje odbierający podmiot publiczny i jest używany przez ZRE do routingu faktur. Format: XX-XXXXXXXXXX-XX (numeryczny z myślnikami).
Ograniczone środki płatności
XRechnung ogranicza dozwolone wartości PaymentMeansCode. Dla B2G akceptowane są tylko określone kody (np. 30 dla przelewu kredytowego, 58 dla SEPA). Jest to bardziej rygorystyczne niż lista kodów EN 16931.
Obowiązkowa data dostawy
XRechnung wymaga faktycznej daty dostawy (BT-72) lub okresu dostawy. Pole to jest opcjonalne w EN 16931, ale obowiązkowe w niemieckim CIUS.
Składnie i wersje
Wachstumschancengesetz ustanawia obowiązkowe fakturowanie elektroniczne B2B:
Styczeń 2025
Wszystkie niemieckie firmy zarejestrowane jako podatnicy VAT muszą móc ODBIERAĆ strukturyzowane faktury elektroniczne w formacie EN 16931. To obowiązek wyłącznie odbioru — nie trzeba jeszcze wysyłać.
Styczeń 2027
Firmy z rocznym obrotem >800.000 € muszą WYSYŁAĆ strukturyzowane faktury elektroniczne dla transakcji B2B. Akceptowane formaty: XRechnung (UBL lub CII), ZUGFeRD 2.x lub dowolny format zgodny z EN 16931.
Styczeń 2028
Wszystkie pozostałe firmy (w tym mikroprzedsiębiorstwa) muszą wysyłać strukturyzowane faktury elektroniczne. Faktury papierowe i zwykłe pliki PDF nie są już akceptowane dla B2B.
Portale przesyłania
Niemieckie zamówienia publiczne korzystają z dedykowanych platform:
Portal federalny: OZG-RE (Online-Zugang-Gesetz-Rechnungseingang) — centralny portal przesyłania dla organów federalnych. Dostępny pod adresem xrechnung.bund.de.
Sieć Peppol: dokumenty XRechnung mogą być również przesyłane przez Peppol AS4, jeśli odbiorca jest zarejestrowany w sieci Peppol. Większość dużych organów federalnych ma punkty dostępowe Peppol.
Portale krajów związkowych: każdy kraj związkowy ma własne portale. Np. portal e-Rechnung Nadrenii Północnej-Westfalii, Saksonii, Bawarii itp. Sprawdź wymagania docelowego organu.
ValidateFin i XRechnung
ValidateFin waliduje dokumenty XRechnung (zarówno składnię UBL, jak i CII) względem aktualnych reguł schematron, w tym obowiązkowych pól specyficznych dla XRechnung, takich jak Leitweg-ID. Błędy są wyświetlane z numerami pól BT.
Otwórz walidator UBLCzęsto zadawane pytania
Czy XRechnung jest obowiązkowy dla transakcji B2B w Niemczech?
Obecnie XRechnung jest obowiązkowy wyłącznie dla transakcji B2G (Business-to-Government) z organami federalnymi. W przypadku B2B Niemcy będą stopniowo wprowadzać ogólny obowiązek fakturowania elektronicznego w latach 2025-2028, w którym XRechnung i ZUGFeRD będą uznanymi formatami.
Jaka jest różnica między XRechnung a ZUGFeRD?
XRechnung to czysty format XML do automatycznego przetwarzania. ZUGFeRD to hybryda: PDF/A-3 z osadzonym XML CII. Oba mogą być zgodne z EN 16931, ale XRechnung jest bardziej restrykcyjny i jest obowiązkowym standardem B2G. ZUGFeRD jest popularny dla B2B.
Czym jest Leitweg-ID i gdzie ją znaleźć?
Leitweg-ID to identyfikator routingu dla odbiorcy w organie federalnym. Jest podany w zamówieniu lub kontrakcie otrzymanym od organu. Bez prawidłowego Leitweg-ID Twoja faktura nie zostanie dostarczona.
Jak walidować pliki XRechnung?
ValidateFin w pełni waliduje pliki XRechnung: schemat XSD, reguły EN 16931 i reguły CIUS specyficzne dla XRechnung. KoSIT oferuje również oficjalne narzędzie walidacyjne pod adresem xrechnung.bund.de.
Czy mogę tworzyć XRechnung za pomocą istniejącego oprogramowania księgowego?
Większość niemieckich pakietów księgowych (DATEV, Lexware, Sage, SAP) obsługuje eksport XRechnung. Jeśli oprogramowanie nie eksportuje XRechnung, możesz eksportować dane jako XML lub CSV i konwertować za pomocą usługi konwersji.
Czym jest KoSIT?
KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) to niemiecka jednostka koordynacyjna ds. standardów informatycznych w administracji publicznej. Definiuje i utrzymuje standard XRechnung, publikuje reguły walidacji (Schematron) i udostępnia walidator referencyjny.
Czy mogę używać walidatora KoSIT?
Tak. KoSIT udostępnia walidator XRechnung o otwartym kodzie źródłowym (oparty na Javie). ValidateFin oferuje uzupełniającą weryfikację w przeglądarce skupiającą się na schemacie UBL i regułach biznesowych Peppol/EN 16931.
Czy XRechnung będzie wymagany dla całego B2B do 2028 roku?
Nie XRechnung konkretnie, ale strukturyzowane fakturowanie elektroniczne w formacie zgodnym z EN 16931 będzie obowiązkowe dla wszystkich transakcji B2B do stycznia 2028 roku. XRechnung jest jednym z akceptowanych formatów.
Jak Peppol wpisuje się w niemieckie fakturowanie elektroniczne?
Peppol rośnie w Niemczech zarówno dla B2G, jak i B2B. ZRE akceptuje zgłoszenia Peppol AS4. Wiele niemieckich firm dołącza do sieci Peppol jako przyszłościowy sposób wymiany faktur elektronicznych ponad granicami.
Jakie kary istnieją za nieprzestrzeganie przepisów?
Obecnie brak bezpośrednich kar za niezgodność B2B. Jednak od 2028 roku kupujący mogą odmówić przyjęcia faktur w formie papierowej i możesz utracić prawa do odliczenia VAT. W przypadku B2G niezgodność oznacza, że faktura po prostu nie może zostać przesłana i przetworzona.