XRechnung — Complete gids voor de Duitse e-factuur
Alles over XRechnung: de Duitse standaard voor elektronische facturering aan federale instanties, datamodel, ondersteunde syntaxen, indieningsportalen en veelvoorkomende fouten.
Wat is XRechnung?
XRechnung is de Duitse CIUS (Core Invoice Usage Specification) naar EN 16931, die verplicht is voor elektronische facturering aan federale instanties in Duitsland. Het werd ontwikkeld door de IT-Planungsrat en wordt beheerd door KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards).
Sinds 27 november 2020 moeten alle leveranciers van federale instanties facturen indienen in XRechnung-formaat. Veel deelstaten hebben vergelijkbare eisen ingevoerd voor staatsinstanties.
XRechnung ondersteunt zowel UBL 2.1 als CII-syntaxen, maar is restrictiever dan EN 16931: meerdere optionele velden in EN 16931 zijn in XRechnung verplichte velden.
XRechnung-datamodel
XRechnung voegt Duitsland-specifieke vereisten toe bovenop EN 16931:
Leitweg-ID (BT-10)
Een verplichte routing-identificator voor alle B2G-facturen. De Leitweg-ID identificeert de ontvangende publieke entiteit en wordt door ZRE gebruikt voor factuurroutering. Formaat: XX-XXXXXXXXXX-XX (numeriek met koppeltekens).
Beperkte betaalmiddelen
XRechnung beperkt de toegestane PaymentMeansCode-waarden. Voor B2G worden alleen specifieke codes geaccepteerd (bijv. 30 voor creditopdracht, 58 voor SEPA). Dit is strenger dan de EN 16931-codelijst.
Verplichte leveringsdatum
XRechnung vereist de werkelijke leveringsdatum (BT-72) of leveringsperiode. Dit veld is optioneel in EN 16931 maar verplicht in de Duitse CIUS.
Syntaxen en versies
De Wachstumschancengesetz vestigt verplichte B2B e-facturering:
Januari 2025
Alle Duitse btw-plichtige bedrijven moeten gestructureerde e-facturen in EN 16931-formaat kunnen ONTVANGEN. Dit is een ontvangstverplichting — u hoeft nog niet te verzenden.
Januari 2027
Bedrijven met een jaaromzet >800.000 € moeten gestructureerde e-facturen VERZENDEN voor B2B-transacties. Geaccepteerde formaten: XRechnung (UBL of CII), ZUGFeRD 2.x of elk EN 16931-conform formaat.
Januari 2028
Alle overige bedrijven (inclusief micro-ondernemingen) moeten gestructureerde e-facturen verzenden. Papieren facturen en eenvoudige PDF's worden niet langer geaccepteerd voor B2B.
Indieningsportalen
Het Duitse overheidsaanbestedingsbeleid maakt gebruik van speciale platforms:
Federaal portaal: OZG-RE (Online-Zugang-Gesetz-Rechnungseingang) — het centrale indieningsportaal voor federale instanties. Toegankelijk via xrechnung.bund.de.
Peppol-netwerk: XRechnung-documenten kunnen ook worden verzonden via Peppol AS4 als de ontvanger is geregistreerd in het Peppol-netwerk. De meeste grote federale instanties hebben Peppol-toegangspunten.
Deelstaatportalen: Elke deelstaat heeft eigen portalen. Bijv. e-Rechnungsportal van NRW, Saksen, Beieren, etc. Controleer de vereisten van uw doelinstantie.
ValidateFin en XRechnung
ValidateFin valideert XRechnung-documenten (zowel UBL- als CII-syntaxis) tegen de actuele schematron-regels, inclusief XRechnung-specifieke verplichte velden zoals Leitweg-ID. Fouten worden weergegeven met BT-veldnummers.
UBL-validator openenVeelgestelde vragen
Is XRechnung verplicht voor B2B-transacties in Duitsland?
Momenteel is XRechnung alleen verplicht voor B2G (Business-to-Government)-transacties met federale instanties. Voor B2B zal Duitsland gefaseerd een algemene e-factureringsverplichting invoeren van 2025-2028, waarbij XRechnung en ZUGFeRD erkende formaten zullen zijn.
Wat is het verschil tussen XRechnung en ZUGFeRD?
XRechnung is een puur XML-formaat voor machine-verwerking. ZUGFeRD is een hybride: PDF/A-3 met ingebedde CII XML. Beide kunnen EN 16931-conform zijn, maar XRechnung is restrictiever en is de verplichte B2G-standaard. ZUGFeRD is populair voor B2B.
Wat is de Leitweg-ID en waar vind ik die?
De Leitweg-ID is de routeringsidentificator voor de ontvanger binnen de federale instantie. Deze wordt vermeld in de bestelling of het contract dat u van de instantie ontvangt. Zonder correcte Leitweg-ID wordt uw factuur niet afgeleverd.
Hoe valideer ik XRechnung-bestanden?
ValidateFin valideert XRechnung-bestanden volledig: XSD-schema, EN 16931-regels en XRechnung-specifieke CIUS-regels. KoSIT biedt ook een officieel validatietool aan via xrechnung.bund.de.
Kan ik XRechnung aanmaken met mijn bestaande boekhoudsoftware?
De meeste Duitse boekhoudpakketten (DATEV, Lexware, Sage, SAP) ondersteunen XRechnung-export. Als uw software geen XRechnung exporteert, kunt u de gegevens exporteren als XML of CSV en converteren met een conversiedienst.
Wat is KoSIT?
KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) is het Duitse coördinatieorgaan voor IT-normen in het openbaar bestuur. Ze definiëren en onderhouden de XRechnung-standaard, publiceren validatieregels (Schematron) en bieden de referentievalidator.
Kan ik de KoSIT-validator gebruiken?
Ja. KoSIT biedt een open-source XRechnung-validator (op Java gebaseerd). ValidateFin biedt een aanvullende browsergebaseerde controle met nadruk op UBL-schema en Peppol/EN 16931-bedrijfsregels.
Wordt XRechnung verplicht voor alle B2B vóór 2028?
Niet XRechnung specifiek, maar gestructureerde e-facturering in een EN 16931-conform formaat zal verplicht zijn voor alle B2B-transacties vóór januari 2028. XRechnung is een van de geaccepteerde formaten.
Hoe past Peppol in de Duitse e-facturering?
Peppol groeit in Duitsland voor zowel B2G als B2B. ZRE accepteert Peppol AS4-indieningen. Veel Duitse bedrijven treden toe tot het Peppol-netwerk als toekomstbestendige manier om e-facturen grensoverschrijdend uit te wisselen.
Welke sancties bestaan er bij niet-naleving?
Momenteel geen directe boetes voor B2B-niet-naleving. Echter, vanaf 2028 kunnen kopers niet-elektronische facturen weigeren en kunt u het recht op BTW-aftrek verliezen. Voor B2G betekent niet-naleving dat uw factuur simpelweg niet kan worden ingediend en verwerkt.