XRechnung — Vollständiger Leitfaden zur deutschen E-Rechnung
Alles über XRechnung: den deutschen Standard für die elektronische Rechnung an Bundesbehörden, Datenmodell, unterstützte Syntaxen, Einreichungsportale und häufige Fehler.
Was ist XRechnung?
XRechnung ist der deutsche CIUS (Core Invoice Usage Specification) zu EN 16931, der für die elektronische Rechnungsstellung an Bundesbehörden in Deutschland obligatorisch ist. Er wurde vom IT-Planungsrat entwickelt und wird von KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) verwaltet.
Seit dem 27. November 2020 müssen alle Lieferanten von Bundesbehörden Rechnungen im XRechnung-Format einreichen. Viele Bundesländer haben ähnliche Anforderungen für Landesbehörden eingeführt.
XRechnung unterstützt sowohl UBL 2.1 als auch CII-Syntaxen, ist aber restriktiver als EN 16931: mehrere optionale Felder in EN 16931 sind in XRechnung Pflichtfelder.
XRechnung-Datenmodell
XRechnung fügt deutschlandspezifische Anforderungen zusätzlich zu EN 16931 hinzu:
Leitweg-ID (BT-10)
Eine für alle B2G-Rechnungen obligatorische Routing-Kennung. Die Leitweg-ID identifiziert die empfangende öffentliche Einrichtung und wird von ZRE für das Rechnungs-Routing verwendet. Format: XX-XXXXXXXXXX-XX (numerisch mit Bindestrichen).
Eingeschränkte Zahlungsmittel
XRechnung schränkt die zulässigen PaymentMeansCode-Werte ein. Für B2G werden nur bestimmte Codes akzeptiert (z.B. 30 für Überweisung, 58 für SEPA). Dies ist strenger als die EN-16931-Codeliste.
Pflichtlieferdatum
XRechnung erfordert das tatsächliche Lieferdatum (BT-72) oder den Lieferzeitraum. Dieses Feld ist in EN 16931 optional, in der deutschen CIUS aber Pflichtfeld.
Syntaxen und Versionen
Das Wachstumschancengesetz begründet die obligatorische B2B-E-Rechnung:
Januar 2025
Alle deutschen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen im EN-16931-Format EMPFANGEN können. Dies ist eine reine Empfangspflicht — ein Versand ist noch nicht erforderlich.
Januar 2027
Unternehmen mit einem Jahresumsatz >800.000 € müssen strukturierte E-Rechnungen für B2B-Transaktionen VERSENDEN. Akzeptierte Formate: XRechnung (UBL oder CII), ZUGFeRD 2.x oder jedes EN-16931-konforme Format.
Januar 2028
Alle verbleibenden Unternehmen (einschließlich Kleinstunternehmen) müssen strukturierte E-Rechnungen versenden. Papierrechnungen und einfache PDFs sind für B2B nicht mehr zulässig.
Einreichungsportale
Das deutsche öffentliche Auftragswesen nutzt dedizierte Plattformen:
Bundesportal: OZG-RE (Online-Zugang-Gesetz-Rechnungseingang) — das zentrale Einreichungsportal für Bundesbehörden. Zugänglich unter xrechnung.bund.de.
Peppol-Netzwerk: XRechnung-Dokumente können auch über Peppol AS4 übermittelt werden, wenn der Empfänger im Peppol-Netzwerk registriert ist. Die meisten großen Bundesbehörden haben Peppol-Zugangspunkte.
Länderportale: Jedes Bundesland hat eigene Portale. Zum Beispiel: E-Rechnungsportal des Landes NRW, Sachsen, Bayern usw. Prüfen Sie die Anforderungen Ihrer Zielbehörde.
ValidateFin und XRechnung
ValidateFin validiert XRechnung-Dokumente (sowohl UBL- als auch CII-Syntax) gegen die aktuellen Schematron-Regeln, einschließlich XRechnung-spezifischer Pflichtfelder wie Leitweg-ID. Fehler werden mit BT-Feldnummern angezeigt.
UBL-Validator öffnenHäufig gestellte Fragen
Ist XRechnung für B2B-Transaktionen in Deutschland obligatorisch?
Derzeit ist XRechnung nur für B2G (Business-to-Government)-Transaktionen mit Bundesbehörden obligatorisch. Für B2B wird Deutschland ab 2025-2028 schrittweise eine allgemeine E-Rechnungspflicht einführen, bei der XRechnung und ZUGFeRD anerkannte Formate sein werden.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines XML-Format für maschinelle Verarbeitung. ZUGFeRD ist ein Hybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem CII-XML. Beide können EN-16931-konform sein, aber XRechnung ist restriktiver und ist der B2G-Pflichtstandard. ZUGFeRD ist für B2B populär.
Was ist die Leitweg-ID und wo finde ich sie?
Die Leitweg-ID ist die Routing-Kennung für den Empfänger innerhalb der Bundesbehörde. Sie wird in der Bestellung oder im Vertrag angegeben, die Sie von der Behörde erhalten. Ohne korrekte Leitweg-ID wird Ihre Rechnung nicht zugestellt.
Wie validiere ich XRechnung-Dateien?
ValidateFin validiert XRechnung-Dateien vollständig: XSD-Schema, EN-16931-Regeln und XRechnung-spezifische CIUS-Regeln. Die KoSIT bietet auch ein offizielles Validierungstool unter xrechnung.bund.de an.
Kann ich XRechnung mit meiner vorhandenen Buchhaltungssoftware erstellen?
Die meisten deutschen Buchhaltungspakete (DATEV, Lexware, Sage, SAP) unterstützen XRechnung-Export. Wenn Ihre Software kein XRechnung exportiert, können Sie die Daten als XML oder CSV exportieren und mit einem Konvertierungsdienst in XRechnung umwandeln.
Was ist KoSIT?
KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) ist die deutsche Koordinierungsstelle für IT-Standards in der öffentlichen Verwaltung. Sie definiert und pflegt den XRechnung-Standard, veröffentlicht Validierungsregeln (Schematron) und stellt den Referenz-Validator bereit.
Kann ich den KoSIT-Validator verwenden?
Ja. KoSIT stellt einen quelloffenen XRechnung-Validator (Java-basiert) bereit. ValidateFin bietet eine ergänzende browserbasierte Prüfung mit Schwerpunkt auf UBL-Schema und Peppol/EN-16931-Geschäftsregeln.
Wird XRechnung bis 2028 für alle B2B-Transaktionen vorgeschrieben?
Nicht XRechnung spezifisch, aber strukturierte E-Rechnung in einem EN-16931-konformen Format wird für alle B2B-Transaktionen bis Januar 2028 Pflicht. XRechnung ist eines der akzeptierten Formate.
Wie fügt sich Peppol in die deutsche E-Rechnung ein?
Peppol wächst in Deutschland sowohl für B2G als auch für B2B. ZRE akzeptiert Peppol-AS4-Einreichungen. Viele deutsche Unternehmen treten dem Peppol-Netzwerk als zukunftssicherer Weg zum grenzüberschreitenden E-Rechnungsaustausch bei.
Welche Strafen gibt es bei Nichteinhaltung?
Derzeit keine direkten Bußgelder bei B2B-Nichteinhaltung. Ab 2028 können Käufer jedoch nicht-elektronische Rechnungen ablehnen und Sie könnten das Vorsteuerabzugsrecht verlieren. Bei B2G bedeutet Nichteinhaltung, dass Ihre Rechnung schlicht nicht eingereicht und verarbeitet werden kann.